Par Justine Danis
Le Collectif trouvait pertinent de rencontrer l’équipe de l’Ombudsman de l’Université de Sherbrooke pour démystifier ce service gratuit offert à la communauté étudiante. Stéphanie Mc Farland, ombudsman adjointe, élabore sur la fonction de l’équipe de l’Ombudsman.
Depuis 1997, l’Ombudsman de l’Université de Sherbrooke assure le respect et les droits sans discrimination.
Qu’est-ce que l’ombudsman?
Originaire de la Suède, le mot ombudsman se traduit par « l’homme de commission ». En d’autres mots, selon le dictionnaire Usito, l ’ombudsman est chargé de défendre les droits des usagers.
Dans la fonction publique, on peut également entendre le terme de protecteur du citoyen. Dans le cas de l’Université de Sherbrooke, le rôle de l’ombudsman est de faire respecter les droits des personnes étudiantes.
L’ombudsman : un mandat ainsi qu’un devoir clair
« Notre mandat est de s’assurer du respect des droits des personnes étudiantes, que leur parcours étudiant est traité avec équité et que les décisions qui sont prises à leur endroit soient justes. Pour déterminer ça, on va s’appuyer sur les règlements applicables, par exemple, le règlement des études […], les politiques en vigueur, les directives, etc. »
Si tu penses que tes droits étudiants sont bafoués ou que tu as des questions par rapport à ceux-ci, c’est à l’Ombudsman que tu dois t’adresser. L’année dernière, l’Ombudsman a reçu 402 demandes, fait 45 interventions,13 enquêtes,16 conciliations et médiations et 7 recommandations.
Il y a plusieurs façons de rejoindre l’Ombudsman :
- En personne, au E3-1024 ;
- Par courriel, Ombudsman@ USherbrooke.ca ;
- Par téléphone, 1 819-821-7706 ;
- Et par le formulaire en ligne disponible sur le site Web.
Une fois la demande déposée, la personne étudiante doit s’attendre à un maximum de 48 heures pour avoir un retour de l’équipe. Ensuite, la situation sera évaluée selon les attentes de la personne étudiante. Il y a trois cheminements de traitement d’une demande : un témoignage anonyme, une consultation et une intervention. Le témoignage est nécessaire dans le cas où une personne étudiante aimerait faire part d’une situation sans ouvrir un dossier, mais qu’elle souhaite mettre au courant l’Ombudsman. Dans le cas où il y a plusieurs témoins d’une même situation « on pourrait décider de colliger l’information […] et à ce moment-là, sensibiliser la faculté, par exemple », ajoute l’ombudsman adjointe.
La consultation, elle, sert à recueillir de l’information sur ses droits et à guider une personne par rapport à ses recours. L’intervention est déployée lorsque les critères émis par l’équipe de l’Ombudsman sont satisfaits.
L’Ombudsman intervient uniquement en situation de dernier recours. La communauté étudiante est invitée à utiliser les mécanismes adéquats prévus par la faculté concernée puisque chacune a sa méthode de fonctionnement. Pour certaines, il peut s’agir de passer par la procédure de révision de notes ou de révision de décisions. Pour d’autres, il peut s’agir de communiquer avec l’instance facultaire pour connaître la marche à suivre.
Pour la résolution d’une problématique, la conciliation est la méthode envisagée. Dans le cas où celle-ci n’est pas possible, l’Ombudsman va émettre des recommandations pour rectifier ou pour améliorer la situation.
Il est important de savoir que l’Ombudsman n’agit pas en tant que conseiller juridique ni en tant que tribunal. Ayant un pouvoir d’enquête et de recommandation, l’Ombudsman ne peut donc pas sanctionner le personnel.
Confidentialité et impartialité
L’Ombudsman, Marie-Claude Laquerre, a été nommée par le conseil d’administration et relève de celui-ci. Cela signifie que l’organisation du bureau de l’ombudsman est en soi de nature indépendante des autres instances d’administration. De ce fait, l’ombudsman permet d’assurer la confidentialité et d’éviter toute inquiétude à ce niveau.
« Pour que les personnes étudiantes viennent nous voir en toute confiance, c’est important de rappeler que l’ensemble de nos dossiers sont confidentiels », explique Stéphanie Mc Farland.
Cependant, les paramètres de confidentialité ne s’appliquent pas lorsqu’il y a un risque de danger pour les personnes concernées.
Source : Université de Sherbrooke
