Par Gabrielle Goyet
Alors que la mi-session est une période éprouvante pour toute personne étudiante, on peut parfois avoir l’impression d’avoir été lésé dans nos droits. Changements de modalités d’examen à la dernière minute, manque d’accommodements pour les personnes ayant des besoins particuliers, appel à une révision de note… Plusieurs raisons sont bonnes pour consulter le bureau de l’ombudsman !
Mais qu’est-ce qu’un ombudsman ? Ce terme suédois désigne le « porte-parole, celui qui parle pour autrui », c’est-à-dire une personne qui peut vous assister dans le règlement de différends. Dans le cas présent, l’ombudsman des personnes étudiantes de l’Université de Sherbrooke (UdeS) s’assure que les décisions prises par l’administration quant aux dossiers étudiants soient respectueuses, transparentes, raisonnables, impartiales et non discriminatoires. Le bureau, en soi, offre un service de conciliation pour régler les différends entre l’Université et les personnes étudiantes.
Il s’agit d’une fonction indépendante de l’UdeS, car l’ombudsman est nommé par le conseil d’administration afin de préserver la plus grande impartialité possible. Ce service de dernier recours permet d’intervenir et de s’assurer que les décisions académiques touchant les personnes étudiantes soient équitables. Que ce soit pour un dossier de révision de note, d’exclusion ou de discrimination, l’ombudsman est là pour épauler la communauté étudiante.
Qui est l’ombudsman ?
À l’UdeS, l’ombudsman de la communauté étudiante est Marie-Claude Laquerre. En effet, « ombudsman » est un terme non genré, on ne peut pas dire « ombudswoman » ! Mme Laquerre est en poste depuis près d’un an, ayant succédé à Soucila Badaroudine, qui a occupé la fonction de 2005 à 2 021. Bien qu’elle soit nouvelle dans cette fonction, Mme Laquerre connait très bien l’UdeS, car elle y chemine depuis 16 ans. Durant cette période, elle a été étudiante, employée et même chargée de cours, ce qui lui a permis d’acquérir une compréhension impressionnante du milieu. Le premier rapport annuel de Mme Laquerre sera d’ailleurs publié au cours du mois de novembre.
Outre cette personne élue, l’équipe de l’ombudsman comporte également quatre autres membres, embauchées par concours. L’ombudsman adjointe, Caroline Audette, assiste Mme Laquerre dans ses fonctions et offre de la consultation aux personnes étudiantes. Émylie Dubé assure, quant à elle, le poste de secrétaire de direction et est le premier contact entre le bureau et la communauté étudiante. La coordonnatrice administrative du bureau, Marylène Dionne, s’assure de l’unité dans leur action et de la cohésion dans leur projet. Finalement, Émilie Toussaint, qui travaille également aux services à la vie étudiante, assiste l’équipe sur le point communicationnel.
Pour faire appel au service, plusieurs choix s’offrent aux personnes étudiantes. Elles peuvent remplir le formulaire prévu à cet effet sur le site de l’UdeS, appeler le bureau de l’ombudsman, ou s’y présenter directement. Une fois cette étape accomplie, il sera possible d’obtenir un rendez-vous avec quelqu’un de l’équipe qui écoutera les questionnements et inquiétudes des individus. Il s’agit d’un service entièrement gratuit. Bien qu’il soit financé par l’Université, le bureau de l’ombudsman est indépendant financièrement et libre dans ses dépenses.
Le service en chiffres
Le service de l’ombudsman est offert à l’UdeS depuis 1997. Celui-ci a toutefois changé de nom depuis quelques années, passant du « protecteur des droits des étudiantes et des étudiants » à l’« ombudsman des étudiantes et des étudiants ». Ce changement de nom n’est pas anodin : les personnes employées peuvent, elles aussi, consulter le service pour s’assurer de prendre de bonnes décisions et de respecter les règlements de l’UdeS. L’équipe n’offre toutefois pas de défense de droit pour ces individus, mais bien de la consultation uniquement. Comme pour les personnes étudiantes, ces consultations sont toujours confidentielles.
Depuis son ouverture, le bureau a traité plus de 6 000 demandes. De celles-ci, ce sont environ 75 % des demandes qui provenaient de la communauté étudiante. Pour l’année 2020-2021, 337 demandes d’assistance ont été acheminées à l’équipe de l’ombudsman. La plupart de ces demandes ont été traitées avec une simple consultation ou avec du coaching, sachant que seulement 25 plaintes ont été formulées par l’ombudsman dans toute l’année.
Ultimement, le bureau de l’ombudsman a un pouvoir de recommandation, qui entraine habituellement des ajustements de la part des directions de l’UdeS. Le pouvoir du service n’est pas contraignant, c’est-à-dire qu’il ne peut pas obliger le rectorat ou les décanats à appliquer ses recommandations, mais elles sont habituellement suivies. En cas d’impasse majeure, l’ombudsman peut diriger les personnes étudiantes vers des ressources judiciaires externes, puisqu’il n’a pas le rôle d’émettre d’avis juridique.
La confidentialité comme clé du succès
S’il y a bien un point sur lequel le service veut mettre l’accent, c’est la confidentialité. L’ombudsman des personnes étudiantes, Marie-Claude Laquerre, souligne que : « l’aspect de confidentialité est primordial. J’ai entendu certaines personnes étudiantes dire qu’elles s’étaient retenues de venir nous voir, ne sachant pas que toutes les consultations faites au bureau de l’ombudsman sont sous le couvert de la confidentialité ».
Il est vrai que le nom d’une personne étudiante peut être dévoilé uniquement aux personnes concernées dans la démarche de celle-ci et il est important de mentionner qu’il nous faut absolument son consentement. « Ultimement, c’est toujours la personne étudiante qui a le pouvoir sur son processus de consultation, alors si elle ne veut pas que nous divulguions quoi que ce soit au personnel enseignant par exemple, nous respecterons son choix ».
Et c’est une option ! En effet, si les personnes étudiantes veulent aller de l’avant avec des actions pour tenter de résoudre le problème, le bureau les appuiera dans leur démarche. Toutefois, si elles préfèrent seulement consulter une personne neutre afin de se vider le cœur quant à une situation et obtenir de l’information, l’ombudsman est aussi là pour ça.
Pour faire une requête au bureau de l’ombudsman ou pour plus d’informations, c’est ici : https://www.usherbrooke.ca/ombudsman/
Crédit image @UdeS
